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展览会是一个系统工程，组展、展品运输、展台搭建、展览本身，环环相扣，任何一环脱节，展会便无法顺利进行。展览运输工作大致可分为运前、运中、进馆、展后四个阶段。
运前：准备工作事无巨细
一些大型展会，组展商通常会指定某个运输商作为其展览会的运输代理，品牌展览会指定的更是服务好，信誉佳的运输商。国际展商通常由一些国际性的运输公司代理运输。组展商申请展会批文在海关备案时，会同时将运输代理在海关备案。海关只受理组展商委托的运输公司的报关业务。
将货物详情告诉运输商
参展商确定参展后，组展方会通知参展商委托了哪家运输司做展览会的运输代理，参展商也可主动向主办方了解，该展览会由哪家公司做运输业务，与此同时，运输商也会得到一份参展商名录并主动与参展商联络，并会将一份货单传给参展商，上面列有收费标准、发货日期、收货人等项目。参展商应尽可能地将货物情况填写清楚并回传，要将货物的详细情况告诉运输商，比如货物是否超长、超大，有无特殊要求。
包装箱的标签要细致入微
在国内，展品的包装通常由参展商自己解决。包装箱上的标签内容：企业名称、展览会的名称、展览馆的名称或号码、展台号、日期、货物名称等细节要填写清楚。因为，有时企业找的运输商为降低成本，将货物转包出去，甚至经过几次转包，最后由一家有运输实力的公司集中发运。在展览旺季，展会运输商承运的货物也会分属不同的会场。标签填写不清会造成进错会场甚至丢失的结果。另外，必要的易碎商品的防震材料填充，易碎标志、不准倒置标志也不应遗漏。
国际展商不能随意选择运输商
国际展商虽然可以选择运输商，但需注意的是：对于普通商品，参展商可以任意选择一个运输公司承运，但是对属于海关监管的展览品，则不能任意选择运输公司。按海关规定，展品进来时暂时不收税，因为展览结束后还要出境。为不发生逃税问题，在海关监管下保证这批货物在国内不被卖掉。目前，并不是每个公司都可以做这种监管运输业务。对于这个问题，海外参展商在参展时要特别注意。
运中：紧密联系运输商
发货后即使告诉运输商
完成了发货准备、发货后，参展商要及时通知展览运输商货已发出，并将运单传真过去，标明发货内容，委托哪家公司发的。通知的方式最好不要仅用电话，最好以文件的形式发传真。以便于对方留底查看。
参展商要有专人负责运输
货物发出后，与运输代理的沟通至为重要。有些展会，由于没有做好内部沟通，运输公司常常会因找不到人而耽误时间。所以，与每个环节一样，运输必须有专人负责。
灵活应用特殊情况
按照一般展览会的惯例，参展的货物通常是开幕前两天运到。但在运输过程中常常有意外情况发生，北京经常有政治会议、外事活动。其间往往会有交通管制，有些运输商对此经验并不了解，但运输商对此经验丰富。因此，参展商一定要与运输商紧密联系，按运输商的要求办理手续。比如进京卡车需要各种证件、文件等，为应付这种情况，一些集装箱夜里进京。而展览中心无人上班，无法卸货，且晚上操作的危险性也较大。如果参展商有特殊情况需夜晚加班，要与运输方沟通好，由运输方负责与展览中心和搬运公司协调。但夜晚加班费用应由参展商支付。
进馆：迅速有序搬进场
在整个运输环节中，进馆是最紧张的环节。很多运输商的项目经理都形容，进馆就像作战。对于参展商来说，进馆时也要懂得保护自己的权益。参展商应该找主办方指定的运输代理搬运货物，但在一些展览会，很多展品确是参展商自己运进展馆的。
留心游击队式的搬运工
通常，组展商与指定的运输公司都事先订有合同，搬运中一旦出现展品、人员的损伤，参展商可以找组展商要求一个合理的解决方式。游击队式的搬运工其服务价格虽然便宜，但安全性没有保证。发生货物损坏时，通常的办法就是逃跑。有些本身就不是搬运工，甚至发生搬运中被盗展品的事件。
为节约时间，进馆时要听从展览运输商的安排
根据不同展品在展馆中的不同位置等因素，展览运输商凭经验统筹安排进馆顺序。参展商应服从展览运输商的调度，尽可能地争取时间。
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